Áp dụng Hệ thống quản lý – Khó khăn và Giải pháp

Việc áp dụng các HTQL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO/IEC 17025 … được chứng nhận và đã chứng tỏ trên thực tế về khả năng mang lại những lợi ích to lớn cho các tổ chức trên các khía cạnh như thị trường, tác nghiệp và kiểm soát, phát triển bền vững. Điều này chứng minh tại sao ngày càng có nhiều các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các tổ chức khác mong muốn hoặc đã triển khai áp dụng các HTQL này vào trong hoạt động của tổ chức mình.

Mặc dù vậy, không phải tổ chức nào cũng thành công trong việc áp dụng các HTQL mà sẽ gặp những khó khăn nhất định. Các khó khăn này có thể khác nhau theo quá trình triển khai tại từng tổ chức cụ thể, nhưng tổng hợp lại, thường rơi vào các vấn đề sau đây:

Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức

      Việc quyết định triển khai một HTQL theo tiêu chuẩn ISO cũng bắt đầu từ lãnh đạo của tổ chức. Tuy nhiên, để có một HTQL được triển khai thành công, tổ chức cần có sự tham gia đầy đủ, bao gồm: lãnh đạo cấp cao, cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên trong quá trình chuẩn bị, xây dựng, áp dụng và cải tiến. Nguyên nhân trực tiếp đầu tiên của vướng mắc này là sự thiếu hiểu biết đầy đủ và rõ ràng trong việc xác định vai trò, vị trí và trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao, các cán bộ quản lý, thường trực và thành viên Ban ISO, các nhân viên trong triển khai dự án. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu tinh thần sở hữu và chịu trách nhiệm trong quá trình xây dựng, áp dụng HTQL. Hậu quả thường thấy là cán bộ phụ trách ISO bị quá tải, chương trình bị chậm trễ, các biện pháp kiểm soát trong HTQL không thực sự phản ảnh yêu cầu quản lý và thực tiễn triển khai.

      Để khắc phục vấn vấn đề này, các tổ chức cần sự tham vấn và hỗ trợ của những tổ chức có nhiều kinh nghiệm triển khai đào tạo dự án HTQL để ngay từ đầu có thể thiết lập một kế hoạch dự án với cơ cấu tổ chức thực hiện đầy đủ, rõ ràng và thích hợp với điều kiện thực tiễn của mình.

Hệ thống quản lý được xây dựng không thích hợp

      Một HTQL được xây dựng là kết quả của quá trình phân tích, xem xét và ứng dụng một loạt các yếu tố, bao gồm: nhu cầu chiến lược, yêu cầu và thực tiễn quản lý, các thực hành tốt và những yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng và các yêu câu liên quan khác. Trong các yếu tố này thì “mục tiêu chiến lược” và “yêu cầu thực tiễn quản lý” là những điểm đặc thù riêng của từng tổ chức, làm cho HTQL mặc dù cùng theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng có những sự khác biệt trong từng trường hợp.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cho rằng, các nội dung ISO đã được thực hiện và phù hợp ở một tổ chức khác hoàn toàn có thể được áp dụng và mang lại hiệu quả ở tổ chức của mình. Ở phương diện phương pháp triển khai, sự không thích hợp của HTQL thường gắn với việc không huy động đầy đủ sự tham gia của cán bộ quản lý và nhân viên trong phân tích thực trạng và phát triển các biện pháp kiểm soát.

      Cho dù với nguyên nhân nào, một HTQL được xây dựng không dựa trên thực trạng và những nhu cầu thực tế sẽ không thích hợp với hoạt động của tổ chức. Việc áp đặt một HTQL của một tổ chức khác vào tổ chức mình chắc chắn sẽ mang thất bại trong duy trì và cải tiến trong tương lai.

HTQL thiếu sự liên kết và tích hợp với các lĩnh vực quản lý khác

      Các tiêu chuẩn về HTQL đưa ra các yêu cầu tạo thành một khuôn khổ hiệu quả cho việc quản lý lĩnh vực mục tiêu như: Chất lượng, Môi trường, An toàn thực phẩm, An ninh thông tin…) mà không phải là mô hình cho một hệ thống quản trị doanh nghiệp. Chính vì thế, khi triển khai bất kỳ HTQL theo ISO cũng sẽ phát sinh ra những đối tượng/quá trình/bộ phận trong phạm vi của HTQL và ngoài phạm vị của HTQL. Thách thức khi đó đối với việc xây dựng HTQL là phải đảm bảo các biện pháp/yêu cầu kiểm soát được đưa ra để quản lý lĩnh vực mục tiêu phải liên kết và nhất quán với các biện pháp/yêu cầu quản lý của các lĩnh vực khác; như vậy mới có thể vừa tránh được sự chống chéo, phát sinh thêm thủ tục giấy tờ, vừa giảm thiểu những mâu thuẫn trong quản lý tác nghiệp

      Để khắc phục tình trạng này, tổ chức cần lấy phương pháp quá trình làm trọng tâm trong quá trình phân tích hoạt động và yêu cầu quản lý để làm cơ sở cho việc phát triển các biện pháp kiểm soát. Ngoài ra, việc sử sụng các kỹ thuật thích hợp trong việc thiết kế các biện pháp kiểm soát cũng sẽ giúp giảm thiểu nhiều rủi ro về các yêu cầu chồng chéo hoặc bị bỏ qua trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQL.

HTQL không giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

      Các tổ chức khi triển khai áp dụng một HTQL bao giờ cũng trông đợi một sự cải thiện trong kết quả hoạt động của lĩnh vực mục tiêu (Chất lượng, Môi trường, An toàn thực phẩm, …). Tuy nhiên, sau khi HTQL đã được xây dựng và áp dụng, không phải tổ chức nào cũng có được những cải thiện này trong hoạt động của mình.

      Ngoài ra, khi hoạch định các công cụ của HTQL, các yếu tố của vòng tròn P-D-C-A không được xem xét đến một cách đầy đủ và tích hợp ngay vào trong các công cụ quản lý (quy trình, quy định, tài liệu tiêu chuẩn…)

      Để khắc phục hạn chế này, các tổ chức cần đảm bảo hoạt động phân tích và phát triển tài liệu tiêu chuẩn phải được định hướng bởi những mục đích rõ ràng từ chính sách, tham khảo những thực hành tốt hiện có của ngành, lĩnh vực để lựa chọn thực hành tốt nhất cho điều kiện của tổ chức mình. Việc sử dụng các chuyên gia đào tạo ISO có kinh nghiệm cũng giúp tích hợp các yếu tố của vòng tròn P-D-C-A vào trong HTQL được xây dựng để làm cơ sở cho hoạt động cải tiến liên tục sau này.

Tổ chức thiếu khả năng duy trì và cải tiến HTQL sau chứng nhận

      Ở giai đoạn duy trì và cải tiến HTQL, năng lực cải tiến của HTQL phụ thuộc vào sự vận dụng một cách có hiệu lực các công cụ cải tiến mặc định trong các tiêu chuẩn (bao gồm: hoạch định và mục tiêu, theo dõi và đo lường, đánh giá và xem xét, hành động khắc phục và phòng ngừa…). Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các công cụ cho mục đích được cải tiến này chỉ được thực hiện một cách hình thức và không có đóng góp đáng kể nào vào cải tiến liên tục HTQL và đối tượng mục tiêu của HTQL.

      Bên cạnh đó, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra rằng, ngay cả khi các công cụ cải tiến được áp dụng có hiệu lực thì năng lực cải tiến của các HTQL nói chung đều có xu hướng giảm theo thời gian (tùy từng thực tế doanh nghiệp mà thời gian này có thể là 2 đến 4 năm). Khi đó tổ chức phải áp dụng và chứng nhận lại để duy trì năng lực cải tiến liên tục của HTQL. (xem thêm: Chứng nhận hệ thống quản lý)

Có thể bạn quan tâm